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Introducción a Yellowfin – Creación de Reports (Parte I)

1. Introducción

En este tutorial, pretendemos mostrar la facilidad de uso que tiene la plataforma de BI, Yellowfin. Para los que no la conocen, se trata de una plataforma de BI, totalmente en entorno Web, donde el servidor puede correr tanto en arquitecturas Windows como Linux.

Con Yellowfin, tiene acceso a las más avanzadas características de BI, todo con un simple click de ratón. No necesita aprender ninguna línea de SQL – esto es lo que lo hace fácil de usar). Sus principales características son:

  • BI fácil de desarrollar, compartir y consumir.
  • Movilidad, consume donde sea y cuando sea.
  • BI colaborativo, para trabajar en equipo.

Para poder seguir este tutorial, los únicos requisitos son tener Yellowfin instalado y la base de datos de ejemplo Ski Team.

2. Conectarse a Yellowfin (Login)

Un usuario administrador se crea por defecto durante el proceso de instalación. El nombre de usuario de este es admin@yellowfin.com.au . El password por defecto de este usuario es “test”.

  1. Para entrar a la aplicación, debe entrar a la página de su instalación de Yellowfin con su navegador web. El programa normalmente se encuentra en http://YourYellowfinServer.
  2. El sistema le va a pedir el nombre de usuario y password para entrar al aplicativo. Para este tutorial puede usar admin@yellowfin.com.au y como password test. Después de estos pasos, ya debe estar logueado a Yellowfin.

3. Conexiones con el origen de datos

Para que los informes se ejecuten y devuelvan información de su base de datos, debe existir una conexión entre YF y su base de datos. Para esto deberá navegar hacia la opción ‘Administración’.

  1. Haga clic sobre el link a ‘Administración|Generales’  en la barra de navegación. Se le aparecerá el panel de administración. En él, podrá ver todas las opciones de administración como la gestión de usuarios o la gestión de categorías.
    Panel Administración
  2. Haga clic sobre el enlace ‘Data Sources & Views’ para acceder a los Data Sources. Verá una lista de conexiones con los orígenes y una sección con las carpetas que contienen las vistas de los Data Source o conexiones origen.
    Lista conexiones
  3. Haga clic sobre el link Ski Team en la tabla Data Source de conexiones. Se le abrirá la página de detalles de la conexión, donde verá todos los parámetros de conexión.
    Parámetros conexión
  4. Para probar cómo funciona la conexión, haga un pequeño cambio en la URL de conexión a la base de datos y haga clic sobre Click Here para probar el link de conexión. La conexión retornará un mensaje de error. Ahora vuelva a dejar la URL como estaba al principio y pruebe la conexión otra vez, esta vez retornará un mensaje que le indicará que la conexión ha funcionado.

4. Crear una vista

Una vista es el conjunto de metadatos básicos que utiliza Yellowfin para ocultar la complejidad de la estructuras de la base de datos a los usuarios finales. La vista se utiliza para definir qué columnas de la base de datos estarán  disponibles para los usuarios finales para elaborar los informes. Estos campos pueden provenir de diferentes tablas, por tanto deberá especificar como están relacionadas las tablas de procedencia de los campos (el modelo lógico  que une los datos de una tabla con otra).

  1. En la  definición de la vista haga clic sobre ‘Add View‘ y seleccione las siguientes opciones: Drag & Drop EditorData Source: Ski TeamCategory List: Ski Tutorial
  2. Pulse en la flecha  para continuar. La página de configuración de las vistas se abrirá. Verá una lista de tablas en el panel de los Data Source al lado izquierdo de la ventana y las opciones de las vistas al lado derecho de la ventana. Edición vista
  3. Actualice el nombre de la vista en el panel de opciones. Llame a esta vista ‘Vista tutorial’ e introduzca la descripción: ‘Se va a utilizar para aprender sobre YellowfinEdición vista opciones

5. Crear relaciones entre las tablas

La relación entre las tablas es uno de los componentes clave del asistente de vistas, pues permite definir todas las relaciones entre las tablas seleccionadas de la base de datos.

  1. De la lista de tablas en la parte izquierda de la pantalla, arrastre  a su área de trabajo: AthleteFact, Person, Camp, DateLookup Edición vista tablas
  2. En la tabla ‘Person Fact’ haga clic en el icono join .(relacionar o crear unión). Esta acción abrirá un pop-up donde podrá crear la relación. Crearemos una relación entre la tabla ‘Athlete fact’ y ‘Person’. Unión (o relación) des de: Athlete FactTipo de Unión: Inner Join (unión interna)Unión con: PersonLógica de la unión: PersonID igual a PersonID
  3. Haga clic en Add para añadir a la lista de relaciones. Su pantalla tendrá que ser igual que la de la imagen. Popup Relaciones
  4. Pulse en  Save & Close para guardar la relación.
  5. Ahora crearemos una relación interna desde Athlete Fact hasta DateLookup donde InvoiceDate será igual a DayDate
  6. Crearemos otra relación interna de AthleteFact hasta Camp donde CampID será igual a CampID. Edición vista tablas

6. Selección de Campos o columnas

Seleccione las columnas que quiera que estén disponibles para que sus usuarios finales construyan informes. Solo las columnas seleccionadas estarán disponibles para crear los informes.

  1. Haga clic sobre el icono  de la tabla Athlete Fact para desplegarla (en la parte derecha de la pantalla aparece el detalle).
  2. Haga clic en Properties  de la tabla AthleteFact. Las propiedades de la tabla se mostrarán en el panel de visualización de opciones (View Option panel). Propiedades tabla
  3. Haga clic en la sección Columns para desplegar las opciones. Verá que se muestran todas las columnas o campos de la tabla AthleteFact. Seleccione los campos AgeAtCamp, AgeGroupAtCamp, Cost, Demographic, InvoiceEstimate, InvoiceDate, PersonID.
  4. Cuando los tenga seleccionados, haga clic en propiedades (‘Properties’) otra vez para actualizar su diagrama.
  5. Las columnas que ha seleccionado deben aparecer resaltadas en negrita en su tabla. Repita este último paso para cada una de las tablas:
    1. DateLookup: WeekDate, MonthDate, QuarterDate, YearDate.
    2. Camp: CampDemographic, CampDescription, CampRegion, ISOCode.
    3. Person: DateOfBirth, Gender, Region, ISOCode. 
  6. Haga clic en la imagen  (Siguiente) para continuar y pasar a la siguiente pantalla (Ver vistas) metadatos de los campos o columnas. Diseño metadatos

7. Aplicar metadatos a los campos o columnas

Los metadatos se utilizan para definir cómo va a ser utilizado un campo así como para dar información a sus usuarios finales.

En un inicio, los campos seleccionados en el paso anterior estarán todos en una ‘sección disponible’ en carpetas que representan las tablas de las que se han originado. Estos campos no tienen metadatos asociados por lo que no pueden ser utilizados para construir informes o modificar existentes. Usted debe editar cada uno de los campos e insertar los metadatos para que estos campos estén disponibles para la creación de informes.

  1. Asegúrese que tiene las categorías en las que quiere dividir sus campos. Haga clic en  Edit Categories en la sección ‘Campos disponibles’. Añada ‘Athlete Category’ y haga clic en Save & Close. Editar categorías
  2. De la tabla AthleteFact seleccione y arrastre los campos  AgeAtCamp, AgeGroupAtCamp, Demographic y PersonID, arrástrelos a la carpeta Athlete. Al finalizar verá que los nombres de las columnas están ahora en negrita indicando que han sido añadidas a la vista. Edición metadata
  3. Ahora siga los mismos pasos que antes y asigne a todos los campos sus categorías correctas.
    1. Campos Cost e InvoiceEstimate a Categoría Payment
    2. Campos InvoiceDate a Categoria Time
    3. Campos Camp a Categoría Camp
    4. Campos DateLookup a Categoria Time
    5. Campos Person a Categoria Athlete

    Edición metadata

  4. Puede modificar el nombre del campo de manera que le proporcione al usuario final más información, haga doble clic en el campo ISOCode. Cambie el nombre a ‘Athlete Country’ y añada algún texto en la descripción.
  5. Este campo utilizará un código Org Ref para convertir los códigos ISO de los países en sus respectivos nombres. Para configurar esto haga clic en la pestaña ‘Format’.
  6. Configure la opción del código ‘Org Ref’. En este caso estará usando un tipo existente que hemos configurado para este ejemplo. Seleccione la opción ‘Country’ del menú desplegable. Panel Formato Org-Ref Code
  7. Haga clic en  Save para guardar los cambios. El campo ISOCode se habrá actualizado en la carpeta ‘Athlete’. Este método se utiliza para dar nombres acorde con la lógica de negocio a todos los atributos necesarios.

8. Formato de los campos o columnas

  1. Haga doble clic en el campo Cost para abrirlo en la ventana de edición.
  2. A continuación clic en la pestaña ‘Format’
  3. Añada el prefijo ‘$’
  4. Seleccione ‘SUM’ como valor de agregación por defecto.
  5. Haga clic en  Save para guardar los cambios realizados
    Formato columna

9. Añadir un campo calculado

Además de los campos de su base de datos, puede crear campos calculados y filtros predefinidos. Vamos  a crear un filtro:

  1. En la sección disponible a la izquierda, abra la carpeta Campos Calculados mediante el Formula Builder. Arrastre el campo para el filtro, a la carpeta Athlete. Creación filtro
  2. Ahora podrá ver las opciones de formato de las fórmulas. Haga clic en la pestaña Formula. Nombre el campo como ‘High Age Range’.
  3. Haga clic en la pestaña formula para crear/editar la fórmula. Creación filtro
  4. De la lista desplegable escoja como campo ‘AgeAtCamp’ y pulse el botón ‘Add’. Como operarador, escoja ‘Greater than or equal to’  y haga clic en ‘Add’ . Escriba ‘40’ en el campo de texto disponible sobre el campo desplegable ‘Operator’ y haga clic en ‘Add‘.
  5. Para verificar que la fórmula este correcta pulse sobre Click here to test this formula. Si la fórmula está correcta, verá un mensaje informándole.
  6. Haga clic en ‘Activate’ para guardar el campo y que esté disponible para utilizarse en los informes. Filtro creado
  7. Ahora verá el campo calculado High Age Range en la categoría de Athlete y tendrá un icono de tipo filtro,  en lugar de los que está acostumbrado a ver para las dimensiones y las métricas.

 10. Crear una jerarquía para drill down

Las jerarquías se utilizan para dar a los usuarios la funcionalidad OLAP (On Line Analytical Processing). Estas jerarquías permiten que los usuarios puedan profundizar en la información mediante una jerarquía de dimensiones limitando el conjunto de resultados a medida que se selecciona el nivel siguiente. Por ejemplo drill des de Año (2008) a un cuatrimestre (Q3) a un mes (Agosto) etc.

  1. Por defecto los campos de tipo fecha se definen como campos de métricas, este formato debe cambiarse a dimensión para poder definir  jerarquías de drill down.
  2. En cada uno de los campos de la categoría Tiempo, haga doble clic uno a uno y cambie el tipo de campo a dimensión. Creación Drill-Down
  3. Haga clic en la pestaña jerarquía. Seleccione ‘Yes’ para Drill Down y seleccione el campo ‘QuarterDate’. Haga clic en  Save.
  4. Repita este paso para los campos ‘QuarterDate’, ‘MonthDate’, ‘WeekDate’ e ‘InvoicedDate’. Creación Drill Down
  5. Utilice los siguientes formatos de fecha: DatePartFormatter, Quarter, Month, Name, Week of Year, Date format.
  6. Cuando conecte la jerarquía siga el siguiente orden: AñoCuatrimestreMesSemanaFecha Facturación (invoiced date). Ahora verá la conexión entre los campos de tipo fecha. Esto indica que ahora existe una jerarquía entre ellos.

11. Ver el resumen y guardar

  1. Des de la página ‘Ver campos’ haga clic sobre la imagen ‘Next’ (siguiente) para continuar a la página de resumen.  Resumen vista
  2. Puede explorar las pestañas  para ver un ejemplo de los datos y la sintaxis de SQL que genera Yellowfin.
  3. Haga clic sobre  Activate  para guardar su vista y activarla para su posterior uso.
  4. Verá en la pestaña ‘General’ que su vista está activa. Por lo que ahora está preparada para utilizarse en los informes que necesite. Haga clic en ‘Close’ para cerrar la vista y volver a la lista de vistas.
Hasta aquí hemos visto, como entrar a la plataforma, crear una conexión y crear la vista para poder ser usada en los informes. Como hemos visto no es un proceso complejo con Yellowfin. En una próxima entrada veremos como crear informes a partir de esta vista.