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Creación de filtros para reports y Dashboards

 1.     Crear un informe con filtros

Para seguir este tutorial, necesitamos tener instalado Yellowfin y la base de datos de demo de la Agencia de Ski que encontramos en Yellowfin.

 1.1 Crear un informe

Crearemos unos informes para usarlos en el Dashboard. Vamos a empezar crenado el primero, para eso pulsamos en el botón Create del menú principal de Yellowfin. Se nos abrirá el asistente de creación de informes. Escogeremos como Build Tool la opción Drag and Drop Builder y como Data Source y View Ski Team. Una vez seleccionados pulsamos el botón de continuar.

Wizard Report

El asistente nos conducirá a la página de edición del informe. Escogemos de tipo de gráfico Chart Only, esto lo hacemos mediante la barra de herramientas que tenemos a la derecha de la pantalla, en el apartado Report Options. A continuación tenemos que escoger  los campos que van a participar en el report. Seleccionamos los campos Demographic y Athlete ID, están en la carpeta Athlete.  Aplicamos sobre el campo Athlete Id la función Count #.  Una vez realizados estos pasos, vamos a configurar los filtros que formarán este informe. Expandimos la categoría Camp y arrastramos los campos Camp Region, Camp Country, Camp Name, Camp Demographic y Start Date al apartado filtros.  Pulsamos sobre el botón de continuar.

Report Builder

En el siguiente paso, nos toca configurar los filtros a usar (operadores que deseamos usar…) Cuando un usuario deseamos que tenga la opción de seleccionar más de un valor de una lista, es una buena idea escoger como operador In List para crear listas multiselección y el operador Between para las fechas. Pulsamos el botón de continuar para formatear el informe.

En la nueva página, pulsamos sobre Columns de la barra de menús y seleccionamos la columna Count Distinct Athlete ID de la lista desplegable. Pulsamos en Display y le cambiamos el nombre a Athletes. Después de cada modificación tenemos que pulsar el botón Save, si queremos que están sean salvadas.

Report configuración formato

Pasamos a configurar el tipo de gráfico que deseamos, pulsamos sobre Pie Chart y vamos a la pestaña Chart Format. Como tipo de gráfico escogeremos Pie. Guardamos los cambios.

Report selección gráfica

En la sección Chart Data (lo tenemos a la izquierda de la pantalla), necesitamos indicarle los datos para la configuración de la gráfica. Marcamos como Label Demographic y Athletes como series y pulsamos refresh para generar nuestra gráfica. Formatearemos un poco el report, abrimos el menú Settings y ponemos el Shadow Colour y Outline Colour a blanco (#FFFFFF). Abrimos el menú Labels y activamos las casillas Category, Value y Percentage. Habilitando los tooltips, ya no necesitamos la leyenda. Vamos a eliminar la leyenda, pulsamos sobre el botón Positon y configuramos la posición de la leyenda a None. Pulsamos sobre Save. El siguiente paso es eliminar el título del report, pulsamos sobre Title y escogemos la opción None para Chart Title. Cerramos la página de configuración del informe, si todo lo hemos hecho bien tendremos un informe muy parecido al de la imagen.

Gráfica circular

1.2 Configurar los filtros del report

 Para facilitar a los usuarios, el filtrar valores, es una buena idea mostrar los valores por los cuales puede filtrar el informe, creando listas en lugar de pedirle que lo entre de forma manual. Vamos a crear algunos. Pulsamos sobre la opción Filters del menú superior. Configuraremos cada uno de los filtros que usamos en el report.  Además crearemos dependencias entre filtros, es decir dependiendo de lo que escojamos en un filtro superior, los inferiores mostrarán unos valores u otros. En nuestro ejemplo la dependencia será entre Camp Region > Camp Country > Camp Name.

El primer paso, es obtener los valores para nuestro filtro. Escogemos Camp Region de la lista desplegable de filtros. Ahora pulsamos sobre Entry Style, y seleccionamos la opción Drop-Down usando Cached Values. Como opción de refresco usaremos Manual Update, debido que en nuestro caso estos no varian. Pulsamos en el  link Refresh Now, para obtener los valores posibles para el filtro.

Formato filtro

Ahora que tenemos, el primer nivel de nuestra jerarquía de filtros, vamos a configurar los siguientes filtros.  Escogemos Camp Country de la lista desplegable de filtros. Antes de coger los valores válidos para este filtro, tenemos que configurar su dependencia. Abrimos el menú Display y seleccionamos Camp Region en Display Dependant On List. Ahora ya podemos indicarle que nos coja los valores para este filtro, abriendo el menú Entry y seleccionando las siguientes opciones: Entry: Drop-Down y Values: Cached Values.

Cerramos y refrescamos.  Ahora repetimos el proceso para el filtro: Camp Name. Este depende de Camp Country. Hecho esta configuración, ya estamos en disposición de asignarle los valores. El siguiente filtro que configuraremos es Camp Demographic, lo configuramos para que sea una lista y que nos cargue los valores válidos (como hemos hecho para los otros filtros). Para terminar ya con este report, sólo nos queda destacar que debajo de los filtros nos aparece la opción Refresh Cached Filters, que nos sirve para que nos refresque los valores para los filtros, sin necesidad de crear un Scheduler.

Lista filtros

Guardamos el informe con el nombre Athlete Demographic Breakdown y lo guardamos en la  categoría Tutorial subcategoría Chart y activamos el.

1.3 Creando otro informe

 Repetimos el proceso para crear un informe, que tenga el mismo Data Source y View que en el  anterior report. Una vez estamos a la página de creación de report. Escogemos Chart Only de la sección Report Options y Cross Tab en Data Output. Lo configuramos de la siguiente forma:

  • Rows: Start Date
  • Columns: Booking Method
  • Metrics: Count(#) Athlete ID

Report Builder

En el siguiente paso, configuramos el gráfico, pulsamos el botón Chart y escogemos Stacked Vertical Bar del grupo Column.  Le indicamos cada uno de los campos para que nos pinte la gráfica. Como Label seleccionamos Start Date, marcamos la opción Time Series, el campo Count Athlete ID como Series y Booking Method como Colour. La opción Time Series, nos  modifica el eje X ofreciéndonos más funcionalidades, como la granularidad por fechas. Para configurar esta granularidad, abrimos el menú Settings y en la lista Unidades tenemos las diferentes opciones. Escogemos Month. Borramos el título del informe, pulsando encima de Title en el menú y Chart Title a none.

Gráfica

Guardamos el informe con nombre Athlete Booking Method Breakdown, lo ponemos en la categoría Tutorial subcategoría Chart y lo activamos.

2. Crear un dashboard

Desde la pantalla principal de Yellowfin, tenemos la habilidad de crear Dashboards. Para eso pulsamos sobre el botón Add Tab y seleccionamos Standard.

Añadir dashboard

Al Dashboard, sólo podemos añadir reports que estén en estado activo. El sistema nos deja buscar los reports mediante su campo de búsqueda. Escribimos breakdown en la caja de texto que tiene para buscar reports y pulsamos el botón ejecutar. Este nos devolverá 3 reports (los dos que hemos creado anteriormente y uno de los reports que viene incluido con la demo).  Los colocamos de la siguiente forma:

  • Athlete Demographic Breakdown: a la izquierda
  • Athlete Age Group Breakdown: a la derecha
  • Athlete Booking Method Breakdown: parte inferior

Modificamos la plantilla del layout, de forma que, algunos reports puedan tener más espacio que otros para ganar cualidad visual. Abrimos el menú layout y pulsamos en Single Narrow, Single Wide Columns.

Layout Dashboard
Nuestro Dashboard tiene una apariencia muy similar al de la imagen.

Dashboard

2.1 Configuración de los filtros en el Dashboard

Una vez tenemos los reports en nuestro Dashboard, configuamos los filtros. Pulsamos sobre Analytic Setup, donde veremos a la izquierda una lista de reports. El primer report de la lista, por defecto, se encuentra seleccionado, y cualquier filtro que contenga este report nos aparece a la lista de filtros que tenemos a la derecha. Nos aseguramos de tener seleccionado el report Athlete Demographic Breakdown y seleccionamos todos los filtros de la lista: Camp Region, Camp Country, Camp Name, Camp Demographic y Start Date.

Si prestamos atención, veremos una lista de reports que aparecen a la parte inferior de los filtros. Aquí es donde enlazamos informes con los filtros que hemos seleccionado. Las cruces rojas, indican que aún no han sido enlazados.

Pulsamos en el report Athlete Age Group Breakdown. Vemos ahora una lista de filtros, tenemos que indicar cuales son aplicables a este report y porque campo filtrar. En nuestro ejemplo:

  • Camp Region: Camp Region
  • Camp Country: Camp Country
  • Camp Name: Camp Name
  • Camp Demographic: Camp Demographic
  • Start Date: StartDate

Enlazar filtros al report

Al terminar de asociar los filtros con el report, desaparece la cruz roja que tenia el report y aparece un tick azul. Esto nos indica que el enlace ha sido creado de forma correcta.  Vamos a enlazar los filtros para el report Athlete Booking Method Breakdown, siguiendo el mismo proceso que en el anterior. Cuando hayamos terminado pulsamos sobre el link Return to Dashboard.

A continuación lo que haremos es agrupar filtros. Escribimos Camp Location como nombre de nuestro agrupador de filtro y pulsamos el botón para añadirlo.

Agrupar filtros

Nos habrá aparecido, en la parte inferior, una sección para el grupo que acabamos de crear. Para poner filtros en el interior de la agrupación, sólo tenemos que arrastrar los filtros mediante un icono que son unos cubos que encontramos al lado del nombre de cada filtro. Arrastramos el filtro Camp Region debajo del grupo Camp Location. Ahora seleccionamos algún valor de Camp Region, para poder ver el siguiente filtro de la jerarquía de filtros, Camp Country. Nos aparece el filtro Camp Country en la parte superior de los filtros, lo arrastramos debajo de Camp Region. Seleccionamos algún valor del filtro Camp Country, de esta forma se nos aparece en la parte superior el filtro Camp Name y lo arrastramos debajo de Camp Region. Nuestro panel de filtros, tendrá una forma parecida a esta.

Agrupar filtros

Reseteamos los filtros, mediante el enlace Reset, y vamos a configurar la forma de visualizar los filtros. Dependiendo del tipo de filtro, tendremos diferentes opciones disponibles. Al lado derecho, del nombre de cada filtro, tenemos un icono que sirve para esto. Nos ponemos encima del filtro Camp Demographic y pulsamos este icono para poder modificar su forma de visualizarlo.

Panel filtros

Se nos aparece un menú popup con algunas opciones de formateo y que valores queremos por defecto. Además podemos cambiar el nombre de nuestro filtro. Lo que haremos es que el filtro Camp Demographic, en lugar de ser una lista sea un conjunto de Checkboxes.

Los filtros que tenemos en agrupaciones de filtro, también tienen algunas opciones de como presentarlos. Pulsaremos sobre el botón de opciones que tiene nuestro grupo Camp Location. Configuraremos su estado inicial como Cerrado, esto quiere decir que cuando ejecutemos por primera vez el report, la agrupación de filtros nos aparecerá cerrada. Si el usuario quiere ver los filtros, tendrá que pulsar para expandirlo. Guardamos el Dashboard y lo activamos. Nuestro Dashboard tendrá una apariencia similar a este:

Dashboard